【信息发布时间:2023-08-01阅读次数:】 【我要打印】 【关闭】
“档案工作要走向依法管理、走向开放、走向现代化”是习近平总书记对新时代档案工作作出的重要论述,是我国档案事业明确而又坚定的发展方向。数字浪潮奔涌,科技进步神速,随着电子化、信息化的高速发展,建设电子档案管理系统也成了档案管理的一大创新与突破。
为进一步响应《中华人民共和国档案法》对于档案信息化建设的要求,苏州市公共资源交易中心张家港分中心在苏州市公共资源交易中心的指导下,进一步深化档案智能管理建设,突破难点问题,继上线电子档案管理系统之后,于日前完成电子档案系统与张家港市档案馆的对接,成功打通公共资源交易全流程电子化的“最后一公里”。
全面归集,实现一标一档
苏州市公共资源交易中心张家港分中心电子档案管理系统并非简单地把纸质档案扫描上传变成电子档案,而是通过统一的数据交换服务,从交易系统源头上直接捕获数据,快速采集贯穿始终的项目资料、音视频资料,实现全方位、全过程、全要素收集。收集结束后,系统整体、科学地按照全宗信息、案卷文件目录进行自动归档,形成全生命周期的电子文件,充分节省人力、物力、时间,大幅提升归档效率,确保档案真实性、可靠性、安全性和完整性,使档案全生命周期符合DA/T 70—2018《文书类电子档案检测一般要求》的规定,实现内容与流程双把关,推动交易档案的统一、规范、高效、安全管理。
单向传输,匹配用户需求
数据只能由交易系统向电子档案管理系统单向传输的设计,保证了档案信息的独立性与安全性。因此用户在登录电子交易系统后可直接单点登录电子档案管理系统,无需重复登录输入信息,提供便捷性与安全性。
系统采用化繁为简的页面设计,便于用户对档案进行下载、借阅、归还等操作,提升使用体验,减少学习成本。其中管理操作步骤、查档借阅人员、查档资料、查档历史等都会在系统中进行留痕,可溯可查,进一步完善公共资源交易全过程信息链的同时,高效满足监管部门的查证追溯需求。
高效对接,争做法证先锋
为实现完整、有效、快速地对档案进行收集与移交,交易中心将数据、文件、音视频分类传输,采用对象存储模式将音视频存入对象存储服务器,解决大型视频归档资料传输过程中因网络堵塞无法打开的问题,帮助档案馆提高校验效率。
此外,交易中心还充分践行张家港精神,自加压力、敢于争先,与档案馆反复沟通对接,对交易类电子文件归档范围、分类方案、档号规则等核心要素精打细磨,确定最终方案,完成高效对接。
相关负责人陈爱锋表示:“跟档案馆对接的意义就在于将交易系统中产生的资料按照档案法相关规定定成法证。产生的文档资料不再是单纯的数据,而是赋予了其合乎规范的法律效应,成为真正意义上的‘档案’,这是交易中心研发电子档案智能管理系统的根本目的,也是我们交易档案最鲜明的特色。”
以全过程覆盖为导向,以归集资料为基础,以法证化档案为目标,苏州市公共资源交易中心张家港分中心多措并举,倍道兼行,与张家港市档案馆成功对接,进一步推动档案服务向便捷化、规范化、高效化转型升级,至今已确认包括工程建设、政府采购在内共1312个标段资料,让交易档案不仅能作为招投标业务人员学习研究、总结经验、提高工作水平的参考资料,还能在未来各交易主体发生纠纷时成为还原事实的“呈堂证供”。
下一步,苏州市公共资源交易中心张家港分中心将继续坚持以智慧赋能服务,以科技构筑未来的发展理念,以建设“双一流”公共资源交易中心为目标,深入探索公共资源交易高质量发展新轨道,为营造开放透明的市场环境贡献出自己的一份力量。